监理工作中的信息管理

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我们生活在信息社会，信息是一切工作的基础，也是人们生活是不可缺少的组成部份。没有信息尤如是瞎子、聋子，无法判断。可以说没有那一个人，那一个单位能离开信息而存在。信息科学已成为一门新兴的独立学科。信息管理是监理工作中的两管理之一，然而在监理教材中对这方面介绍得还不多。本文试就信息科学在监理工作中的运用作一点探讨。

一、 信息科学的基本概念

　　1、 什么是信息 

　　信息就是情况,有情况就有信息。

　　人们每时每刻都有在通过眼、耳、鼻、舌、身吸取来自外部和自身内部的各种信息，并根据情况做出判断，采取行动。人的大脑首先是一个信息处理中心，然后才是指挥中心。没有信息，人也就无法生存。 

　　情况的发生和存在，会产生声、光、热、电、波、气味等，人们可以直接或间接接收到，感觉到，也就是得到了信息，就可以知道发生了什么情况。

　　9，11事件发生，在现场的人不仅亲眼看了当时的情况，还听见了当时的声音，感觉到了当时的热气，闻到当时的气味，这个人就是当场接收到这一信息；他把这个强烈的印象记在头脑中，就是储存信息；如果他用照相机拍下当时的照片，就是提取（也是储存）信息；当这个人向其他人讲述所见、所听、所闻时，他就是在传播信息。如果他把这个信息公布于众，任人取用，就是与他人共享信息。

　　有的情况发生时并没有人看见，例如有的刑事案件，既没有人看见，现场又被破坏，但信息是消灭不了的，人们仍然可以通过提取残存的信息破案。

　　和人一样，任何一个单位都有离不开信息。都要通过报表、统计、文电、检查、询问等各种渠道、各种方式接收和采集信息，然后才能做出判断。然而我们又正处在一个信息爆炸的时代，如果对信息不能作科学的处理，同样无法得出正确的判断。

　　2、信息的接收、提取、采集、传播、储存、共享。

　　1）人具有非常发达完美的信息系统，我们每时每刻都在自动地接收来自自身和外部的各种信息。我们每天看到的、听到的、闻到的、尝到的、摸到的不知有多少，由于我们的大脑有自动过滤功能，所以我们实际记住的信息很少，只有给我们以强列刺激的信息才会在大脑留下印象。同时我们的大脑还具有自动删除功能，对我们无关紧要、长期不用的信息会自动删除。而且这种删除是逐渐的过程，先是淡化，最终才是完全忘记。所以我们对正在淡忘信息有时可以通过回忆找回。

　　被动接收的信息大多是无效信息，人的大脑必须随时过滤和删除无效信息，才能保证有效储存空间。

　　2）人们当然不能满足于被动接收的信息，因此就主动地去捕捉、采集信息。一开始人类只能靠自身的条件在活动的范围内亲身去看、听、摸、尝、闻。例如中医传统用“望、闻、问、切”来提取信息，没有相当的经验很难做出正确的判断。

　　随着科学的进步，人类获取信息的范围正在无限扩展。现在人们已经可以从外太空捕获信息；到物质内部、人体内部、细胞内部提取信息；从人类社会到动物世界，从陆地到海洋，从天上到地壳深处，人们在到处捕捉、采集信息。

　　与此同时，人类获取信息的能力也越来越大，可以通各种仪器设备和各种手段来捕获、提取信息。卫星、飞船、天文望远镜可能看到外太空；电子显微镜可以看到物质内部；医生采用CT、化验可以提取过去无法了解的信息；刑侦人员用先进的手段可以提取DNA，指纹、肉眼看不见的痕迹；过去无法提取的隐含信息正在被一一解读。社会出现了专门捕捉信息的人，如记者、间谍、侦探，他们的手段也越来越离奇，针孔摄像机、电子**、电子监控系统等等无奇不有。

　　3）人类主动捕获、采集的信息不再是为了个人，而是为了和社会或集团共享，因此信息首先必须进行记录、储存。一开始人类只能将信息记在脑子里，但人脑的记忆并不可靠，很容易忘记，后来人们为了发明了结绳记事，然后又发明了文字，记录和储存的信息量和可靠度大为增加。当今科技已发展到能用多媒体技术记录、储存信息，不仅信息量大，真实度高、保存方便、而且传播极快。

　　4） 人们一开始用口头传递信息，范围有限。当年马拉松跑了42公里多，就是为了传达一个胜利的信息，结果力竭而死。口头传递可靠性也极差。我们都知道，一句话通过十个人传递，意思可能就全变了。人们以后发明了简单的信号传递，如手势、狼烟、旗语、击鼓、鸣金等，但传递的距离有限，内容不够完整，信息量很小，及时性差，而且保密性差。信函虽然能传递一定数量和较准确的信息，但信息量、可靠性和时间性还是很差。后来人们发明了电报、电话、电传、现在又有了电视、多媒体等电子技术，从传送文字到传送声音；从传送静止图像到传送活动画面；现在采用电子技术来传播信息，具有即时性，即可以现场直播；准确性，可做到基本不失真，全面性，可同步传递声音和图像，并且向着气味、味道、触觉的传递发展。现代电子技术使信息即时捕获、采集和大量、长期保存成了可能，传播的速度、范围达到空前的水平，在现实生活中，通过电视、电话、电传、电子邮件等传递信息已经大大改变了这个世界，极大地满足了我们工作和生活的需要。只可惜我们往往来不及具备使用这些现代化手段的能力。

　　5）现代信息传播已从一对一传递发展到通讯卫星覆盖全球。多媒体网络实现了全球信息共享。如果我们不会、不去利用这一信息资源，无疑要在世界竞争中落伍。

　　3、信息的种类

　　1） 在我们周围有无数的信息，但我们只对与自己有关的信息感兴趣。例如全世界每天不知诞生多少小孩，但只有日本皇太子的太太生了小孩成为在全世界传播信息。如果是我们自己生了小孩，没有必要也没有可能让大家都知道，但自己的父母亲人还是要告诉的。这就是公众信息和私人信息的区别。

　　2）有些信息是可预料之中的，如香港回归、我国加入WTOT等。对预料之中的信息传媒可以事先做好传播的准备，届时在现场即时转播，人们可在第一时间接收这类信息。有些信息是意料之外的，如9，11事件等，这些信息从发生到获取、传播会有一个过程，人们不一定能在第一时间得到全面可靠的信息。

　　3） 完整信息和破碎信息。有的信息内容完整，能表达完整的意思；而有的信息支离破碎，不能完整地说明一个表况。人们需要进行分析推理来找出信息中所包含的内容。绝对完整的信息是没有的，只有相对完整的信息。现代社会要求企业单位尽可能保存完整的信息。 

　　4）原始信息和残留信息。情况发生时提取的信息是始信息，没有被破坏的现场也留有原始信息，而被破坏的现就只能去找残留信息。古代留下的文物、化石都带有残留信息，一般也都是破碎信息，需要人们去破译。

　　5）表面信息和隐含信息。例如一封信，信的内容是表面信息，但信中的文字、书法、纸张、墨迹、手印等还带有很多信息，专门人员可根据这些隐含信息了解更多的情况。刑事侦察人员可以根据一个脚印的信息判断出这个人的性别、身高、体重等等；考古人员也可以根据破碎的文物、化石推断出许多当时的情况。有经验的人可以从看似无关的信息中发现有用的线索。

　　6）公开信息和秘密信息。有的信息想让知道的人越多越好，因此要通过广告、媒体来广为传播；而有的信息只能让有关的人知道，所以要采取保密措施以防被人窃取。

　　7）确实信息和虚假信息。有的信息是真实可信的，而有的信息则是虚假。虚假信息有的是无意造成的，有的是有意制造的。例如很多让你发财的信息，多半是假的。因此对信息要进行处理、辨别。信息战就是千方百计获取对方信息，同时不让对方得到确实的信息，而用大量虚假信息来干扰对方的判断。

　　8） 最新信息和陈旧信息。新的情况产生新的信息，每时每刻都在发生，又很快变成陈旧信息。但陈旧信息（例如档案）对社会活动也有重要意义。

　　4、信息的价值和利用。

　　9，11事件让举世震惊，这种全世界都想知道的信息当然很有新闻价值；有的信息只对某些人有价值，如有的信息能使大案告破，有的信息能让企业起死回生，等等。有的信息当时也许没有什么用，但若干年后则会显示出其价值。因此信息的价值往往是不可估量的。

　　任何工作都离不开信息。要利用信息首先就必须捕获、采集信息。现代企业必须学会使用社会公共的和商业的信息网络，也应建立自己的信息系统，并作为自己的生命线。除此之外，还要对大量的信息进地科学的管理。例如要储存首先要分类，要调用就要检索，等等。这就需要一个科学完备的信息管理系统。然而我国很多企业在这方面做得很差，有的甚至是空白，这就很难适应加入WTO后的竞争形势。

　　要出远门了，我们不免要看看天气预报，这就是信息的利用；军事家在作战前无不千方百计进行侦察，并综合敌我双方态势进行判断。这也是在利用信息；而我们的企业家往往在信息不灵，情况不明的情况下贸然行动，很少自觉主动地去利用信息资源，也很少有企业家在建立信息机制上舍得加大投入。商场如战场，不会利用信息是很难有所作为的。

二、监理工作与信息管理

　　（一）信息在监理工作中的作用

任何工作都离不开信息，监理工作当然也不例外。本文不讨论信息对监理企业经营活动的意义。而只讨论信息对监理业务工作的意义。

　　由于监理工作是间接管理，不是直接动手进行施工，因此不掌握工程的信息就无法开展工作。故信息对监理工期作来说有着极为重要的意义。如果没有建材料的检验报告、测试报告等信息，监理工程师凭什么签字认可？没有施工验收记录、试件检测报告等信息，总监又凭什么签字验收？可以说监理的工作就是建立在信息的基础上的，没有信息，监理工作就无法进行。

　　（二）监理工作需要那些信息？

　　简单地说，凡是有可能影响到本工程进展的信息，都应当掌握。那么大的工地，那么多的情况，“刘姥姥进大观园”，从何着手呢？这就要对信息进进行分类和管理。

　　首先，我们把信息分成开工前和开工后两部份，而开工前的信息是基础信息，以后产生的信息只不过是基础信息的变化和发展。

　　第一部份，开工前的信息

　　开工前信息又分以下几个方面：

　　一、建设单位（甲方）方面：

　　1，甲方机构情况。如机构设置情况、单位负责人、工程管理机构及相关机构负责人、工地代表，甲方单位办事的规矩和程序等等。了解这些是为了和甲方及时联系、沟通和办理相关手续的方便；

　　2，项目情况。如建设性质、规模、以及项目成立和开工前的必备手续情况。如果甲方手续不全，必然会影响工程的顺利进行；

　　3，建设场地情况。建设场地由甲方提供，是工程建设的戴体，包括多项必备条件：

　　如：征地拆迁是否完成？是否有后遗症？相邻关系是否处理完毕？坐标点、水准点是否提供准确、有效？场地边界四至是否标定明确？施工用水、用电的接口和容量？外接道路、通讯是否落实？空中、地面是否有障碍物？地质勘探资料是否提供？是否有灾害性地质构造？是否有地下管线、地下建筑物或地下文物？等等。

　　4，图纸情况。图纸一般是甲方提供的，应了解开工前已供图纸种类、数量，是否经有权部门审批？是否已进行交底？设计代表是否到位？有无设计修改和材料代用？未到图纸是否影响开工和连续施工？等；

　　5，甲供材料、设备。有无清单？开工前已到货的品种、数量以及验收、入库情况；未到物资对开工有无影响？等等；

　　6，工程款支付情况。开工前是否支付、支付了多少预付款？是否有垫资情况？等等。

以上情况大多在甲方的招标文件中已经提供，只须摘录并与现场情况加以核对即可。只有不足部份的须作一些补充。

　　二、施工单位（乙方）情况。

　　1，施工单位机构情况。包括单位机构组成情况、资质情况、单位负责人、项目经理、质量、安全、造价和相关机构负责人和工地负责人，企业的办事程序、质量、安全管理章制度，是否有转包、分包？开工前所必须的有关手续是否齐备？等等；

　　2，施工计划、现场施工总平面布置面图；

　　3，已进场人员情况。技术人员、各工种施工人员的数量、资质、上岗证情况，特别要注意工地质检员、安全员、预算员、材料员的情况；

　　4，开工前已进场机械设备。品种、规格、型号、数量，有无合格证？有无年检？现场有无计量、试验设备？等等；

　　5，开工前已进场材料、构配件。品种、规格、数量，有无产品合格证书？堆场、仓库是否符合标准？等等；

　　6，开工前场地准确情况。各种临时设施（包括临时生活设施）是否架设完毕？水、电是否到位？道路是否开通？障碍是否清除？是否有临时用地？临时占道？是否已经放线并经过核验批准？

　　7）环保、卫生、消防措施是否落实？

　　8）开工前是否通过了安全质量部门检查？

　　以上情况大部分在施工组织设计中已有，只须摘录并与现场情况加以核对即可，不全的部分须加以补充。

三、其他情况

　　有无影响开工的气象、社会因素等。

　　第二部份，开工后施工过程的信息，应当每天进行采集和记录，具体应反映在监理日志上。有条件或有必要时应摄影或录像。

　　有了第一部份的基础信息，第二部份就简单了，同样可分成三个方面：

　　1，建设单位方面。第一部份情况有无变化？有无因甲方原因停电、停水？有无因征地拆迁、相邻关系影响施工情况？当天是否有图纸提交？是否有图纸交底？是否有甲供材料、设备到货？品种、数量和验收、入库情况？是否有工程款拨付？等等；

　　2，施工单位方面。与第一部份各项进行对照检查，看当天有无人员进、退场？有无机械设备进退、场？当天进场多少材料、构配件？当天使用多少材料？当天施工的部位和内容？当天完成多少工程量（如多开挖少土方，浇筑多少方混凝土等）？预定的施工计划是否完成？当天施工过程的描述（如采用何种工艺流程或工法，有无停工待料、有无人力或机械设备不足？何时何部位用何种方法取样，质量印象如何等），有无异常情况发生？当天有无验收项目？结果如何？等等。

　　3，其他方面。是指既不属甲方又不属于乙方的情况。如自然气象情况：晴雨、风力、温度、湿度以及辐射、粉尘等可能影响施工和质量的情况；有无影响施工的灾害性气候出现？有无影响施工的特殊地质情况？有无影响施工的社会原因（如社会上的停电、停水、交通阻断等）。

　　（三）信息的应用。

　　如果以上信息能全面掌握，对“三控制”就有了控制的把握。因为信息网已经张开，好像如来佛的大手，影响工程施工的因素已经跑不掉了。

　　一，开工前控制。如果不具备基本的开工条件，一旦开了工，以后局面就很难收拾。有了上面开工前的基本信息，能不能开工就一目了然。需要从那些方面加以整改也清清楚楚。如果在明知不具备条件的情况下，谁要是强行开工，那是要负法律责任的。监理掌握了这些基本信息，心中就有了底，就可以理直气壮，有理有据地提出监理意见。把好了开工这个关口，对以后监理工作就开创了有利的局面。

　　二，施工过程中的控制。如果施工日志对第二部份信息记录得全面真实，那么监理工作就取得了完全的主动。在施工计划横道图上取当天的断面，可以看出施工进度是否落后，与已有信息一对照，马上就可以看出问题出在那里。我们可以让施工单位来自己说，有没有甲方和外部因素的原因？如果有，是什么？如果没有，那就是你施单位的原因。因为不可能再有其他原因了。而施工单位无非还是人、机、料这三个方面的问题。如果给它们指出，施工单位自己还不采取措施，那它要承担违约责任，如果责令其整改、停工，也就有根有据。

　　（四）信息管理系统对监理工作的意义

　　1， 明确了现场监理人员的工作内容和要求，主要就是采集信息，记好监理日志。这项工作只要交待清楚，一般监理员就能胜任。这样现场平时就可以由监理员值班即可，可以改变现场人浮于事的局面；

　　2， 有利于事前控制。任何情况的出现，总是要有一定的条件。如果不利的条件已经具备，那么不良的后果就必然会产生。如果我们对可能影响工程建设的各种因素都考虑到了，就可以事先采取必要的措施，不让不利的条件产生。

　　2，监理人员得到合理的分工，现场监理员、监理工程师、总监分开层次，各负其责，便于规范各级监理人员的行为。

　　3，提高监理工作的质量。改善监理人员形象。

　　4，节省监理成本，提高企业效益。

　　5，便于完善监理企业管理，加强对现场人员的控制。

　　6，便于实现电脑记录、储存和联网控制、信息共享。

　　7，保证了监理资料完整、可靠。

　　结语 

　　监理工作必须重视信息，信息科学也是监理人员必备识之一。建立信息管理系统，采用现代化信息手段，这是监理单位的必由之路