关于加强事业单位人事档案管理工作的思考——湖北省京珠高速公路管理处人事档案管理实践及思考
张世德  刘艳旸  左 玲 
【摘  要】 分析当前事业单位人事档案管理存在的问题，以湖北省京珠高速公路管理处人事档案管理实践为依据，对当前加强事业单位人事档案管理工作的有效手段进行总结和浅显思考。
【关键词】 人事档案  管理  对策
曾指出：“借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。” 人事档案管理工作，是组织人事部门工作的重要工作职责，是做好干部人事工作的基础和前提。规范人事档案管理，充分发挥人事档案在实际工作中的重要作用，对合理有效开发人力资源，更好地知人善任、选贤举能具有重要意义。随着我国人事制度改革的不断深化，事业单位人事档案管理显得更为重要。本文着重分析当前事业单位人事档案管理工作存在的问题，根据湖北省京珠高速公路管理处人事档案管理实践进行初步总结和探讨，提出如何提高人事档案管理质量的对策。
1 当前事业单位人事档案管理工作存在的问题
1.1人事档案管理重要性认识不够。
长期以来，一些人事档案人员对人事档案工作存在认识误区。一是一些单位领导忽视人事档案管理，在人员配备、硬件投入、日常管理等方面未给予足够重视和监管。二是部分档案人员责任心不强，认为人事档案管理只要“守好摊”、不丢失、不泄密即可，使得档案工作搁浅。三是职工个人档案意识不强，认为此工作与自身关系不大，存在收集材料不配合，填写材料不规范等现象。这些认识误区导致此项工作长期处于被动应付状态。
1.2人事档案管理手段和方法有限。
有的单位在管理中缺乏行之有效的制度和流程，管理手段较落后。一是管理缺乏宏观规划。工作任务、目标不明，不能很好地指导人事档案管理日常工作。二是管理过程不规范。对查（借）阅、收集、鉴别归档等基础工作制度不健全，执行不严格。三是缺乏动态管理机制。对工作过程中形成的材料更新不及时，未能及时客观反应职工工作状况。四是信息化程度不高。仅把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯手工操作，计算机的应用未得到充分挖掘和发挥。
1.3多种用工形式造成管理盲点。
随着事业单位人员聘用制改革和人力资源的市场化配置，事业单位中在编人员、人事代理人员、劳务派遣人员多种用工共存现象日益普遍。相应的，其人事档案亦分别由单位人事部门及人才交流中心、劳动部门等中介机构共同管理。多主体、多部门的管理方式下，一些单位往往只重视在编人员档案管理，而忽视了人事代理、劳务派遣人员档案管理，致使管理衔接不畅，材料收集配合不力，给管理造成盲点，人档分离，弃档等现象时有发生。
1.4人事档案利用水平不高。
就目前而言，绝大部分事业单位人事档案管理存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识较差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也较单一，工作处于被动服务的状态。这种重管理、轻服务的现象，使得人事档案的利用价值较低，功能日益弱化。
2 湖北省京珠高速公路管理处人事档案管理主要做法
湖北省京珠高速公路管理处（前身是湖北京珠高速公路经营有限公司，以下简称京珠管理处）成立于2001年，是隶属于湖北省交通厅的事业单位。单位现有干部职工1200余人，人事代理、劳务派遣、合同工等多种用工形式并存。长期以来，单位坚持以《党政领导干部选拔任用工作条例》为指导，严格按照《干部人事档案工作目标管理考评标准》，为有效加强人事档案管理进行了一些探索与尝试，取得了宝贵经验。
主要做法为：
2.1抓关键问题，领导重视到位。
2.1.1一把手挂帅，建立广泛的管理网。成立以处长为组长，分管副处长亲自抓，人事劳动科具体负责的干部人事档案管理工作专班。人事档案日常管理工作由一名专职档案管理员负责。同时还针对高速公路点多、线长的管理实际，配备了一支由基层33个单位劳资员组成的兼职档案管理人员队伍，主要负责各类人事档案材料的收集和初审，切实加强对干部人事档案管理工作的组织领导。
2.1.2强化日常监督，各项保障到位。坚持把干部人事档案工作列入管理处议事日程，“一把手”亲自抓，分管副处长定期听取工作汇报，研究解决人员配备、档案室建设及业务经费等工作实际问题。明确了一名具有大学本科学历，中共　党员，且具有三年以上人事管理工作经验的同志为专职档案管理员。同时，不断加大人事档案管理经费投入，先后购置了计算机、打印机、抽湿机等档案管理专用设备，购置了干部人事档案管理软件系统及中组部新型档案卷夹，添置了新型铁质档案柜，累计投入资金约10万元。
2.2抓制度建设，规范管理到位。
2.2.1制定规划，加强宏观管理。根据实际，出台了《京珠管理处干部人事档案管理工作五年规划》、《干部人事档案“达标升级”工作实施方案》等文件，制定了工作日程安排表，明确了工作任务、要求、监督检查和达标升级的时间和期限。通过科学、实际地工作规划，指导干部人事档案管理达标升级和日常档案管理工作。
2.2.2明确细则，加强过程管理。根据《档案法》和《干部档案工作条例》有关规定，先后制定了查（借）阅、收集、鉴别归档等七项人事档案工作制度，并按规定悬挂上墙。建立《干部档案查（借）阅登记簿》、《接收干部档案登记簿》、等11项工作台帐。在实际工作中，不断加强日常管理，坚持做到“四不查、两不准”，即：非党员干部不查、无充足理由不查、涉及本人或直系亲属不查、查借阅手续不全不查，不准将档案带出阅档室查阅、不准干部自带档案，切实保证了人事档案的完整性和安全性。
2.2.3完善制度，加强动态管理。先后出台了《干部作风建设考核管理办法》、《借调人员管理办法》、《劳动用工管理办法》、《员工奖惩办法》等管理制度，对制度执行过程中形成的资料及时归档，不断更新档案内容，客观反应员工工作状况。同时针对人事代理、劳务派遣人员较多、档案材料送交困难的实际，先后制定了《人事代理人员、劳务派遣人员档案材料送交办法》、《员工内部档案管理办法》、《员工人事手册管理办法》等多项制度，使人事档案工作管理有章可循。
2.3抓运用，服务人事管理工作到位。
2.3.1利用干部人事档案，加强干部队伍建设。在干部选拔任用过程中，充分利用干部档案，严格按照档案核定的干部“三龄两历”，参考和借鉴档案材料中的考核资料、奖惩记录，帮助对干部进行综合客观的考核认定。对正式聘任干部及时对聘任过程中形成的过程资料进行整理，并及时制作干部聘任表。仅近三年共形成聘任表69份，形成各类资料700余份。
2.3.2利用干部人事档案，加强专业技术人员培养。关心和培育专业技术人员队伍，重点做好专业技术人员职称聘任工作。协助完成各类申报资料，协调解决申报过程中的各类问题，审批资料及时归档，为技术职务聘任工作做好前期工作。鼓励和帮助技术人员参与各类专业考试和技术评审，积极与借调在外的人员保持联系，对其学历变更，获奖资料，职务变动等及时掌握，更新。
2.3.3利用干部人事档案，培育良好工作氛围。利用湖北京珠网站、内部刊物——《湖北京珠》开展人事档案常识宣传，先后刊登管理知识10余篇，各级干部和广大员工对干部人事档案工作的认识显著提高，人事档案意识不断增强，消除了神秘感。特别是“三龄两历”的核定，消除了大家原有的错误认识，帮助其自觉形成了讲学习、重实干、重业绩的良好氛围。在各基层单位统一标准，制定了员工管理手册，将员工个人基本资料、日常工作信息、工作岗位变化等集合起来，册随人走，客观反映员工的基本状态。
2.3.4利用干部人事档案，做好人事管理常规服务。在严格执行保密制度的前提下，坚持热情服务，在职工入党、出国、福利待遇、办理退（离）和处理历史遗留问题时，尽最大努力用足用好档案资料，为干部人事工作提供优质服务。先后利用干部人事档案完成了400余名新进职工的工资核定，40余名调出人员的工资转移，并针对职工多次反映的专业技术人员工资待遇落实问题，以干部人事档案信息为依据，出台政策，提高了30余名技术干部的工资待遇，强化了干部人事档案的服务功能。
2.3.5利用干部人事档案，定制开发人事管理系统。结合高速公路管理单位的工作特点，充分利用现有科技资源，定制开发了一套日常人事管理系统。将人事档案中的个人信息资料、人员调动调配、工资福利发放、劳动合同管理、员工考勤管理等人事信息综合起来，提高了工作效率，简化了工作程序。
3关于提升人事档案管理工作质量的思考与对策
总结京珠管理处人事档案管理工作，针对事业单位如何加强人事档案管理，提升工作质量，提出具体对策与建议如下。
3.1提高认识，加强人事档案管理组织领导。
单位领导应高度重视人事档案管理工作，把它放在干部职工队伍建设的高度来对待，并将其纳入议事日程。一是从人员配置上保证专职专用，并落实政治经济待遇，保证档案人员安心工作，尽职尽责。二是从经费上保证投入，凡是工作需要的经费，都给予支持，保证硬件设施符合达标要求。三是定期对人事档案管理工作进行检查、指导，发现问题及时解决，确保对人事档案管理工作监管的常态化。
3.2完善制度，夯实人事档案基础管理。
提高人事档案管理质量的根本是抓基础。因此，应结合人事档案管理工作实际，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。尤其要对查（借）阅、收集、鉴别归档等基础管理过程进行规范，对工作过程中形成的材料及时收集、鉴别、更新，建立健全动态管理机制，充分运用计算机管理，努力提升人事档案管理科学化、信息化水平。
3.3加强沟通，规范流动人员档案管理。
应积极关注并加强与社会其他部门之间的联系与交流，特别应重视与人才服务机构之间的沟通，认真研究人事代理、劳务派遣等流动人员人事档案在新形势下的管理方法，制定流动人员档案材料收集、鉴别、移交等制度，并及时收集他们在工作中形成的德能勤绩廉等归档材料，认真鉴别，使新形成的各类流动人员人事档案能客观反应其工作状况，符合管理要求，以便提供利用。
3.4合理利用，拓展人事档案服务功能。
应在确保保密的原则下，变被动为主动，拓展人事档案服务功能。不仅将人事档案用于入党、出国、福利待遇等人事管理常规工作，还应使其重点为干部选拔任用、专业技术人员培养、调动员工工作积极性等工作服务。同时，应转变人事档案的利用方式，实现人事档案信息化管理，改变传统利用方式造成的工作量大，查阅效率低的状况，运用科学手段进行管理，提高办事效率和服务质量。
综上，事业单位人事档案管理工作是一项基础性很强的老课题，但面对改革新形势，又赋予了新的生机与活力，需要下功夫、花气力去研究和探索。只要我们顺应改革潮流，充分利用现代管理方法和技术手段，解放思想，大胆创新，锐意改革，就一定能够使目前管理工作中的诸多问题迎刃而解，不断开创事业单位人事档案管理工作新局面，更好地为干部人事管理工作和经济建设服务，促进经济和社会的不断发展。